Účtenky ERP: jak navázat pokladnu a drobné výdaje na účetní systém

Účtenky ERP nezačínají až zaúčtováním. Začínají mnohem dřív: ve chvíli, kdy zaměstnanec účtenku pořídí, vybere typ platby a doklad pošle do firemního toku navázaného na účetní systém. Správně nastavené účtenky ERP pak účetnímu týmu ukážou, co se má stát po schválení.

Pokud tento začátek není jasně nastavený, účetní tým později řeší, komu výdaj patří, kdo ho měl schválit a jestli má pokračovat do banky, pokladny nebo účetního systému.

Proto nestačí účtenku jen vyfotit. Důležité je, co se stane po schválení a jak účtenky ERP navážou na banku, pokladnu nebo účetní systém.

Účtenky ERP potřebují správný další krok

U faktur bývá cíl často jasnější: schválit a předat do účetnictví. U účtenek se ale potkává víc situací najednou.

Někdy zaměstnanec platil ze soukromých prostředků a firma mu má částku proplatit. Jindy jde o výdaj, který má pokračovat přes pokladnu. A v dalších případech má doklad navázat na účetní nebo ERP systém.

Pokud všechny tyto scénáře běží stejným ručním způsobem, vzniká zbytečná práce. Lepší je nastavit tok tak, aby typ platby a oprávnění uživatele pomohly určit další krok hned od začátku.

Typ platby rozhoduje, co se stane po schválení

V Q.Invoice se typy plateb nabízejí podle toho, co má uživatel přiřazené. To je praktické, protože zaměstnanec nevybírá z možností, které pro něj nemají platit.

Soukromé prostředky a platební příkaz

Pokud byla účtenka placená ze soukromých prostředků, může po schválení pokračovat do platebního příkazu pro banku. Výdaj se tak neposouvá dál jen jako poznámka nebo soubor, ale jako schválený doklad připravený k proplacení.

Pokladna a vytvoření pokladního dokladu

Pokud účtenka patří na pokladnu, může po schválení pokračovat tak, aby vznikl pokladní doklad. Účetní tým má díky tomu jasnější návaznost mezi nahranou účtenkou a pokladním zpracováním.

Účetní systém jako cílové místo

U schválených dokladů je důležité, aby bylo jasné, kam mají pokračovat. Pro Business Central a NAV je připravené posílání do účetního systému. U dalších systémů je potřeba ověřit konkrétní technickou cestu.

Proč je důležité nabídnout uživateli jen správné možnosti

Čím víc polí člověk vyplňuje ručně, tím větší prostor vzniká pro omyl. Proto je důležité, že Q.Invoice pracuje s oprávněním uživatele už při nahrání nové účtenky.

Uživatel vidí jen společnosti, které má povolené. Jméno uživatele se může vyplnit automaticky podle přihlášeného uživatele. Typy plateb se nabízejí podle přiřazení.

Pokud má uživatel jen jednu dostupnou možnost, pole se může předvyplnit automaticky. Pro zaměstnance je to rychlejší. Pro účetní tým je to čistší vstup do dalšího zpracování.

Účtenky ERP v Business Central a NAV

Q.Invoice je silný hlavně pro firmy, které používají Microsoft Dynamics 365 Business Central nebo Dynamics NAV. Pro tyto systémy je připravené posílání do účetního systému a produktově jde o hlavní integrační směr.

To je důležité i pro účtenky ERP. Pokud firma používá Business Central nebo NAV, nemusí účtenky řešit jako izolovanou agendu bokem. Mohou projít nahráním, vytěžením, schválením a následně pokračovat do účetního toku.

Výhoda není jen technická. Je procesní. Finanční tým má jasnější cestu dokladu od zaměstnance až k účetnímu zpracování.

Další účetní systémy: co lze říct bezpečně

Ne každá firma používá Business Central nebo NAV. U dalších systémů, například Abra nebo Pohoda, je potřeba nejdřív ověřit konkrétní technickou cestu.

Bezpečně lze říct, že napojení se může řešit podle možností konkrétního systému: přes API, export/import, dostupný connector nebo individuální integraci. Není ale správné slibovat hotové napojení bez ověření.

Praktický postup je jednoduchý: nejdřív popsat, jak mají účtenky ERP ve firmě putovat, potom ověřit, jaký systém je cílem, a až následně řešit detail integrace.

Jak si připravit proces účtenek před ukázkou

Před ukázkou Q.Invoice se vyplatí připravit několik konkrétních odpovědí. Díky nim bude rychle jasné, jaký tok účtenek ERP dává smysl.

• Jaké společnosti má uživatel vidět?
• Jaké typy plateb ve firmě používáte?
• Kdo schvaluje výdaje jednotlivých uživatelů?
• Které účtenky se mají proplácet bankou?
• Které účtenky patří na pokladnu?
• Jaký účetní nebo ERP systém má být cílem?
• Které kroky mají být povinné a které se mohou předvyplnit?

Tyto otázky pomáhají nastavit proces podle reality firmy, ne podle obecné šablony.

Jak může vypadat cílový tok v Q.Invoice

Cílový tok může být velmi přímočarý. Uživatel otevře nahrání nové účtenky. Systém mu nabídne společnosti a typy plateb podle oprávnění. Uživatel účtenku vyfotí nebo nahraje jako soubor. Q.Invoice doklad vytěží a uloží do rozpracovaných.

Potom může účtenka pokračovat ke schvalovateli. Každý uživatel může mít svého schvalovatele, takže výdaj směřuje ke správné osobě. Po schválení se podle typu platby řeší další krok: platební příkaz pro banku, pokladna nebo účetní systém.

To je hlavní rozdíl proti pouhému ukládání účtenek. Doklad má začátek, odpovědnou osobu, schválení i další účetní návaznost.

Chcete ověřit, jak by to fungovalo u Vás? Domluvte si konzultaci a projdeme tok účtenek podle uživatelů, typů plateb, schvalovatelů a účetního systému.

FAQ: účtenky v účetním systému, pokladna a ERP

Jak dostat účtenky ERP do účetního systému?

Nejdřív je potřeba nastavit tok účtenky ERP: nahrání, vytěžení, schválení a další krok podle typu platby. Pro Business Central a NAV je připravené posílání do účetního systému. U dalších systémů je nutné ověřit konkrétní technickou cestu.

Jaký je rozdíl mezi platebním příkazem a pokladnou?

Pokud zaměstnanec platil ze soukromých prostředků, může po schválení vzniknout návaznost na platební příkaz pro banku. Pokud účtenka patří na pokladnu, může pokračovat tak, aby vznikl pokladní doklad.

Lze Q.Invoice napojit i na jiné systémy než Business Central a NAV?

U dalších systémů, například Abra nebo Pohoda, je potřeba ověřit konkrétní technickou cestu. Může jít o API, export/import, dostupný connector nebo individuální integraci podle možností daného systému.