Q.Invoice v Master Truck propojuje přijaté faktury i účtenky s účetním systémem Microsoft Dynamics NAV. Doklad dostane jasnou cestu od přijetí přes kontrolu a schválení až po účetní zpracování. Pro servisní firmu to znamená jeden postup pro doklady z kanceláře i provozu, aniž by bylo nutné popisovat dva oddělené procesy.
Master Truck se zaměřuje na opravy a údržbu nákladních a užitkových vozidel. Věnuje se také přepravníkům, návěsům, přívěsům a speciálním nebo hydraulickým nástavbám. S takovým provozem souvisejí dodavatelské faktury i účtenky zaměstnanců. Q.Invoice v Master Truck pomáhá oba typy dokladů zpracovat v jednom digitálním toku.
Jak Q.Invoice v Master Truck pracuje s fakturami a účtenkami
Přijatá faktura může dorazit do sběrné e-mailové schránky. Účtenku lze vyfotit mobilem ve chvíli, kdy ji zaměstnanec obdrží. Q.Invoice z dokladu vytěží potřebné údaje a připraví je ke kontrole. Potom pokračuje nastaveným schvalováním a po dokončení procesu naváže na účetní systém.
Základní cesta dokladu má čtyři kroky:
- přijetí faktury e-mailem nebo pořízení fotografie účtenky,
- vytěžení údajů a kontrola dokladu,
- předání určeným lidem ke schválení,
- návaznost na účetnictví podle nastaveného propojení.
Q.Invoice v Master Truck tak sjednocuje práci s fakturami a účtenkami. Účetní tým vidí stav dokladu a ví, co má následovat. Faktury nezůstávají rozptýlené v osobních e-mailech a účtenky se nemusí dohledávat po kapsách, autech nebo kancelářích.
Proč provozní firma potřebuje u dokladů jasný stav
Servisní provoz pracuje s různými typy nákladů. Doklady mohou souviset s náhradními díly, materiálem, externí službou, cestou nebo jiným provozním výdajem. O věcné správnosti proto často nerozhoduje pouze účetní. Doklad může potřebovat kontrolu člověka, který zná konkrétní nákup, opravu nebo zakázku.
U každého dokladu je užitečné rychle zjistit:
- kde se právě nachází,
- kdo ho má zkontrolovat nebo schválit,
- zda patří ke správné zakázce, středisku nebo účelu,
- zda je připravený pro další účetní krok.
Když jsou tyto informace součástí jednoho toku, účetní nemusí skládat celý příběh z e-mailů a samostatných poznámek. Schvalovatel zároveň dostává doklad ve chvíli, kdy je potřeba jeho rozhodnutí.
Napojení Q.Invoice na Microsoft Dynamics NAV
ERP systémem Master Truck je Microsoft Dynamics NAV. Q.Invoice podporuje napojení na Dynamics NAV, takže schválené doklady mohou navázat na účetní proces ve firemním systému. Konkrétní způsob integrace se vždy nastavuje podle prostředí, dat a procesů dané firmy.
Smyslem propojení je zachovat návaznost mezi přijatým dokladem, jeho kontrolou, schválením a účetnictvím. Q.Invoice v Master Truck tím nevytváří další izolované úložiště. Doklad prochází řízeným procesem a po schválení pokračuje směrem k systému, ve kterém firma vede účetnictví.
Podrobnosti k možnostem propojení najdete na stránce Napojení Q.Invoice na účetní systém. Microsoft zároveň udržuje oficiální dokumentační archiv k Dynamics NAV 2018, který popisuje prostředí tohoto ERP systému.
Co sjednotit před digitalizací dokladů
Automatizace funguje nejlépe, když firma předem pojmenuje odpovědnosti a pravidla. Není nutné navrhovat složitý model. Stačí projít cestu běžné faktury a účtenky a u každého kroku určit, kdo rozhoduje a jaké údaje potřebuje.
Praktický základ tvoří:
- jedno určené místo pro příjem dodavatelských faktur,
- jednoduchý způsob předání účtenek z provozu,
- jasně určené schvalovací role,
- pravidla pro doplnění chybějících údajů,
- návaznost na Microsoft Dynamics NAV.
Takto popsaný postup pomůže odlišit běžný doklad od situace, která vyžaduje doplnění nebo další schválení. Q.Invoice pak řídí cestu dokladu od vstupu až po účetní systém a udržuje u něj dostupnou historii jednotlivých kroků.
Co si mohou z příkladu Master Truck odnést další firmy
Příklad Q.Invoice v Master Truck je relevantní pro firmy, které přijímají doklady z kanceláře i terénu a potřebují je předat více lidem. Může jít o servis, dopravu, výrobu nebo jiný provoz, kde účetní potřebuje věcné potvrzení nákladu před jeho zpracováním.
Podstatné není pouze převedení papíru do elektronické podoby. Přínos vzniká ve chvíli, kdy má doklad jasný stav, odpovědnou osobu a další krok. Stejný princip platí pro fakturu doručenou e-mailem i pro účtenku vyfocenou zaměstnancem.
Časté otázky
Zpracuje Q.Invoice faktury i účtenky?
Ano. Faktura může přijít e-mailem a účtenku lze vyfotit mobilem. Oba typy dokladů projdou vytěžením údajů, kontrolou, nastaveným schvalováním a následným účetním krokem.
Jaké ERP používá Master Truck?
Master Truck používá Microsoft Dynamics NAV. Q.Invoice podporuje napojení na tento ERP systém; konkrétní podoba propojení vychází z prostředí a procesů firmy.
Je Q.Invoice určený jen pro servisní firmy?
Není. Stejný princip využijí firmy, které zpracovávají přijaté faktury a účtenky, zapojují do schvalování více lidí nebo chtějí doklady propojit s účetním systémem.
Vyzkoušejte tok dokladů na vlastních datech
Pokud ve firmě řešíte faktury i účtenky a používáte Microsoft Dynamics NAV, Q.Invoice v Master Truck ukazuje praktický model jednoho přehledného procesu. Ověřte si stejný princip na vlastních dokladech.