Q.Invoice v L7 ATG propojuje příjem faktur, AI zpracování, kontrolu, schvalování a předání do účetního systému. Faktura přijde do sběrné e-mailové schránky, AI připraví údaje ke kontrole a doklad dostanou určené osoby ke schválení. Hodnota není v jednom automatizovaném kroku, ale v návaznosti celého procesu.
„Máme méně ruční práce a lepší kontrolu nad celým procesem.“
Jan Andrš, provozní ředitel L7 ATG
Jak Q.Invoice v L7 ATG řídí tok faktury
Q.Invoice pokrývá více navazujících kroků kolem přijaté faktury. Nejde pouze o OCR nebo AI vytěžení údajů z dokumentu. Doklad musí být převzatý, zkontrolovaný, předaný správnému člověku a připravený pro účetnictví.
Z pohledu firmy je podstatné, že každý krok má své místo. Účetní tým nemusí stav dokladu skládat z e-mailů a samostatných poznámek. Schvalovatel ví, že má udělat další krok. Po dokončení schválení může doklad pokračovat do systému, ve kterém se účtuje.
Kde začíná řízený tok přijaté faktury
Řízený tok začíná už doručením. Pokud faktury přicházejí do sběrné e-mailové schránky, Q.Invoice je může převzít do jednoho prostředí. Tím vzniká společný vstupní bod a doklad nezůstává pouze v osobní schránce konkrétního zaměstnance.
Dalším krokem je příprava dat. AI vytěží údaje z faktury a nabídne je ke kontrole. Člověk tak pracuje s připraveným záznamem místo toho, aby každé pole opisoval od začátku.
Teprve potom přichází část, kterou samostatné vytěžování neřeší: kdo má doklad zkontrolovat, kdo ho schvaluje a co se s ním stane po schválení. Právě návaznost těchto kroků tvoří řízený proces.
Proč samotné vytěžení údajů nestačí
Vytěžení dat řeší přepis. Neřeší odpovědnost za věcnou kontrolu, pořadí schvalovatelů ani předání do účetního systému. Pokud tyto kroky zůstanou mimo aplikaci, účetní tým dál dohledává, kde faktura stojí a kdo na ni čeká.
Q.Invoice spojuje příjem, AI zpracování, kontrolu a schvalovací workflow. Historie dokladu pak pomáhá určit, co už proběhlo a jaký krok následuje. Firma tak neposuzuje digitalizaci podle toho, zda systém přečetl částku, ale podle toho, zda faktura prošla až tam, kam měla.
Zkušenost s Q.Invoice v L7 ATG tento rozdíl vystihuje přes kontrolu nad celým procesem. To je přesnější měřítko než samotný počet automaticky vyplněných polí.
Pět kontrolních bodů procesu přijaté faktury
Při hodnocení vlastního postupu si projděte pět bodů. Každý odhalí, zda je tok skutečně propojený.
| Kontrolní bod | Praktická otázka | Co má být vidět |
|---|---|---|
| Příjem dokladu | Kam faktury skutečně přicházejí? | Jeden známý vstup místo dohledávání v osobních schránkách |
| Příprava údajů | Kdo přepisuje data z faktury? | Údaje vytěžené AI a připravené ke kontrole |
| Věcná kontrola | Kdo potvrdí, že doklad odpovídá nákupu nebo službě? | Určená odpovědnost a další krok |
| Schválení | Je poznat, kdo má fakturu právě u sebe? | Stav dokladu a historie provedených kroků |
| Předání dál | Co se stane po schválení? | Návaznost na účetní nebo ERP systém bez opakovaného přepisování tam, kde integrace dovolí přenos |
Slabé místo bývá mezi jednotlivými body. Firma může mít dobré vytěžování, ale schvalování řeší e-mailem. Nebo má nastavené schvalování, ale schválené údaje pak znovu ručně zapisuje do účetnictví. Přínos vzniká až propojením.
Jak poznat, zda stejný přístup potřebuje i Vaše firma
Q.Invoice dává smysl tam, kde se kolem přijatých dokladů opakují konkrétní situace:
- faktury chodí na více adres a účetní je musí shromažďovat,
- doklad posuzuje vedle účetní také člověk z provozu nebo vedení,
- schvalování má více kroků nebo zastupování při nepřítomnosti,
- stav faktury se dohledává v e-mailu,
- schválená data se znovu přepisují do účetního systému.
Nejdřív si popište současnou cestu jednoho běžného dokladu. U každého kroku určete odpovědnou osobu, potřebná data a podmínku pro pokračování. Takový popis je užitečnější než obecný seznam funkcí, protože ukáže, kde má automatizace odstranit konkrétní ruční úkon.
Jak Q.Invoice navazuje na účetní nebo ERP systém
Q.Invoice je připravený pro Microsoft Dynamics 365 Business Central i Dynamics NAV. Business Central lze napojit v cloudové i on-premise variantě přes vlastní Q.Invoice Connector. Dynamics NAV je on-premise řešení a Q.Invoice podporuje napojení také na něj.
Pro další účetní a ERP systémy se vždy ověřuje technická cesta. Podle konkrétního prostředí může jít o API, export a import, dostupný konektor nebo individuální integraci. Smyslem je, aby schválený doklad pokračoval do účetnictví bez dalšího ručního kroku všude tam, kde to cílový systém umožňuje.
Podrobnosti k Microsoft řešení najdete na stránce Q.Invoice Connector v Microsoft Marketplace. Možnosti napojení dalších systémů shrnuje stránka iDoklad API, Pohoda API a další integrace.
Časté otázky k referenci L7 ATG a Q.Invoice
Jak Q.Invoice v L7 ATG pracuje s přijatou fakturou?
Faktura přijde do sběrné e-mailové schránky, AI připraví údaje ke kontrole, doklad projde určeným schvalováním a po schválení pokračuje do účetního systému.
Je Q.Invoice jen nástroj na vytěžování faktur?
Ne. AI vytěžení připraví data, ale Q.Invoice řeší také kontrolu, schvalovací workflow, historii dokladu a návaznost na účetnictví nebo ERP. Smyslem je řídit celou cestu přijatého dokladu, ne pouze převést text z faktury do polí.
Musí firma používat Business Central nebo Dynamics NAV?
Nemusí. Pro Business Central a Dynamics NAV má Q.Invoice vlastní konektor. U jiného účetního nebo ERP systému se posuzuje API, export/import, dostupný konektor nebo individuální integrační cesta.
Co ukazuje Q.Invoice v L7 ATG
Q.Invoice v L7 ATG ukazuje jednoduchý princip: digitalizace faktur má hodnotu tehdy, když propojí celý proces. Doklad má jasný vstup, připravená data, určené schválení a návaznost na účetnictví.
Začněte jednou běžnou fakturou a zakreslete její cestu od doručení po účetní systém. Pokud v ní najdete ruční přepisování, dohledávání stavu nebo nejasnou odpovědnost, Q.Invoice Vám může ukázat konkrétní způsob, jak tok sjednotit.
Vyzkoušet Q.Invoice zdarma nebo si na stejném registračním formuláři vyžádat navazující konzultaci.