Firemní účtenky nemají ve firmě zůstávat jako samotná fotka v telefonu. Aby dávaly účetně smysl, musí se dostat do řízeného procesu: kdo je nahrál, ke které společnosti patří, jak byly placené, kdo je schvaluje a co se s nimi má stát po schválení.
Právě tady se často láme rozdíl mezi „máme účtenku někde uloženou“ a „máme doklad připravený pro účetnictví“. Q.Invoice řeší účtenky prakticky: od nahrání přes vytěžení až po schválení a další krok podle typu platby. Firemní účtenky tak nezůstávají mimo proces, ale rovnou získají jasný další krok.
Proč firemní účtenky nemají zůstat jen jako fotka v telefonu
Fotka účtenky je dobrý začátek. Sama o sobě ale neříká, komu výdaj patří, kdo ho má schválit, z jaké společnosti se má řešit a jestli má po schválení pokračovat na proplacení nebo do pokladny.
Účetní tým potřebuje víc než obrázek. Potřebuje kontext. Jinak se z jednoduché účtenky stává ruční dohledávání: kdo platil, za co, jakým způsobem a kam má doklad pokračovat.
Smysl digitálního toku je jednoduchý: zaměstnanec firemní účtenky rychle nahraje a systém mu nabídne jen ty možnosti, které pro něj dávají smysl. Účetní pak nedostává izolovaný soubor, ale doklad připravený k dalšímu zpracování.
První krok: nahrání nové účtenky podle oprávnění uživatele
V Q.Invoice uživatel otevře okno Nahrání nové účtenky. Na první pohled jde o jednoduchý formulář, ale důležité je, co se děje kolem něj.
Uživatel vidí jen společnosti, které má povolené. Jméno uživatele se může vyplnit automaticky podle přihlášeného uživatele. Typy plateb se nabízejí podle toho, co má daný uživatel přiřazené.
Pokud má uživatel v některém kroku jen jednu dostupnou možnost, pole se může předvyplnit automaticky. To zjednodušuje práci člověku, který účtenku nahrává, a zároveň snižuje riziko, že se doklad hned na začátku zařadí špatně.
Vyfotit účtenku nebo nahrát soubor
Jakmile jsou základní údaje připravené, uživatel může účtenku vyfotit přes tlačítko Vyfotit účtenku. Pokud už má doklad uložený, může ho také nahrát jako soubor nebo přetáhnout do připravené oblasti.
První soubor je účtenka, další soubory mohou sloužit jako přílohy. To je praktické například ve chvíli, kdy k výdaji patří ještě doplňující podklad nebo další dokumentace.
Důležité je, že uživatel nemusí řešit složitý účetní postup. Udělá jednoduchý vstupní krok: vyfotí nebo nahraje doklad a pošle ho dál do řízeného toku. Uživatel díky tomu nahraje firemní účtenky hned ve chvíli, kdy výdaj vznikne.
Q.Invoice účtenku vytěží a připraví k dalšímu zpracování
Po nahrání může Q.Invoice účtenku vytěžit a připravit k dalšímu zpracování. AI pomáhá s rutinním čtením údajů z dokladu, aby účetní nebo odpovědná osoba nemusela všechno přepisovat ručně.
Nejde o to pustit doklad bez kontroly dál. Hodnota je v tom, že systém připraví data a člověk se může soustředit na správnost, výjimky a další rozhodnutí.
U firemních účtenek je to zvlášť důležité. Často vznikají mimo kancelář, v terénu nebo při rychlém nákupu. Čím dřív se dostanou do systému, tím méně práce zůstává na později.
Schvalování podle uživatele a interních pravidel
Po uložení do rozpracovaných lze účtenku předat ke schválení. Každý uživatel může mít nastaveného svého schvalovatele, což dává smysl hlavně ve firmách s více týmy, středisky nebo odpovědnými vedoucími.
Účtenka tak nezůstává jen u účetní. Putuje k člověku, který má výdaj potvrdit. U dokladu je zároveň jasnější, kdo ho nahrál, jaký typ platby zvolil a kdo má udělat další krok.
To je rozdíl proti ručnímu předávání podkladů. Proces není závislý jen na tom, že si někdo vzpomene a pošle e-mail. Firemní účtenky mají po schválení stav, odpovědnou osobu a návaznost na další zpracování.
Co se stane po schválení: proplacení nebo pokladna
Po schválení může účtenka pokračovat podle toho, jak byla placená a jak má firma nastavený proces.
Platba ze soukromých prostředků
Pokud zaměstnanec platil ze soukromých prostředků, může účtenka po schválení pokračovat do platebního příkazu pro banku. To pomáhá oddělit samotné nahrání dokladu od jeho následného proplacení.
Pokladní zpracování
Pokud účtenka patří do pokladního režimu, může po schválení pokračovat na pokladnu, kde vznikne pokladní doklad.
Pro finanční tým je důležité hlavně to, že další krok nevzniká až dodatečným ručním řešením. Navazuje na schválený doklad a na typ platby.
Kde do toku vstupuje účetní systém
Pro Business Central a NAV je připravené posílání do účetního systému. To je silné hlavně pro firmy, které chtějí mít přijaté doklady napojené na Microsoft stack a nechtějí držet účtenky bokem mimo hlavní účetní tok.
U dalších systémů, například Abra nebo Pohoda, je potřeba ověřit konkrétní technickou cestu. Může jít o API, export/import, dostupný connector nebo individuální integraci podle možností daného prostředí.
Bezpečný první krok proto není slibovat integraci naslepo. Je lepší projít proces účtenky, typy plateb, schvalovatele a cílový účetní systém. Podle toho se určí, jak má tok vypadat.
První krok pro firmu: projít jeden typický tok účtenky
Nejrychlejší způsob, jak poznat přínos Q.Invoice, je vzít jednu běžnou účtenku a projít její cestu od začátku do konce.
- Kdo účtenku pořizuje?
- Jaké společnosti má uživatel vidět?
- Jaké typy plateb má mít k dispozici?
- Kdo výdaj schvaluje?
- Kdy se účtenka proplácí přes banku?
- Kdy má pokračovat na pokladnu?
- Jaký účetní systém má být cílem po schválení?
Jakmile jsou tyto odpovědi jasné, firemní účtenky přestávají být samostatný papír nebo fotka. Stává se součástí řízeného toku přijatých dokladů.
Chcete vidět, jak by to fungovalo u Vás? Ukážeme Vám, jak mohou firemní účtenky projít od fotky až po schválení, proplacení nebo pokladnu.
FAQ: zpracování účtenek mobilem v Q.Invoice
Jak funguje zpracování účtenek mobilem v Q.Invoice?
Uživatel otevře nahrání nové účtenky, vyfotí doklad nebo nahraje soubor, Q.Invoice účtenku vytěží a připraví ji k dalšímu zpracování. Podle nastavení může pokračovat ke schválení a potom na proplacení nebo pokladnu.
Musí uživatel vždy ručně vybírat společnost a typ platby?
Ne vždy. Uživatel vidí jen společnosti a typy plateb, které má povolené nebo přiřazené. Pokud je v daném kroku jen jedna dostupná možnost, pole se může předvyplnit automaticky.
Co se stane s účtenkou po schválení?
Podle typu platby a nastavení procesu může účtenka pokračovat do platebního příkazu pro banku, pokud byla placená ze soukromých prostředků, nebo na pokladnu, kde vznikne pokladní doklad.