Aplikace na faktury zdarma? Vyzkoušejte Q.Invoice!

Aplikace na faktury zdarma: jednoduchý způsob, jak získat kontrolu nad přijatými doklady 

Zpracování přijatých faktur patří mezi rutinní činnosti, které však dokážou výrazně zpomalit chod firmy, pokud jsou prováděny ručně. Přepisování údajů, dohledávání příloh v e-mailech, nejasné schvalování nebo pozdní předávání účetnímu systému vede k chybám, zpoždění i zbytečně vysoké administrativní zátěži. 

Moderní digitalizace ale nabízí řešení, které je dostupné i bez investic. Q.Invoice – aplikace na faktury zdarma – umožňuje začít s digitalizací během několika minut, bez závazků, bez instalace a bez nutnosti zadávat platební kartu. 

Tento článek Vám ukáže, jak může digitalizace změnit zpracování dokladů, jaké chyby většina firem dělá, jak postupovat efektivněji a proč právě bezplatná verze Q.Invoice představuje ideální start. 

Proč se vyplatí digitalizovat přijaté faktury? 

Firmy i živnostníci dnes pracují rychleji a pružněji než kdy dřív. Administrativa však zůstává jednou z oblastí, která se často dělá stále postaru a to ručně.  

To přináší několik problémů: 

1. Ztráta nebo pozdní dohledání dokladů 

Faktury uložené v e-mailech, různých složkách nebo fotografiích z telefonu nejsou snadno dohledatelné. 

2. Nejasný proces schvalování 

Bez jednotného systému není jisté, kdo má doklad schválit a v jakém je aktuálně stavu. 

3. Vysoká chybovost při ručním přepisu 

Například chybně zadaná splatnost nebo částka může způsobit zbytečné komplikace. 

4. Pozdní předávání účetnímu systému 

Účetní často čeká na podklady, protože jsou roztroušené na více místech. 

5. Nízká rychlost a vysoká časová náročnost 

Ruční administrativní úkony zabírají čas, který by mohl být věnován obchodu nebo zákazníkům. 

Digitalizace tyto problémy odstraňuje. A díky tomu, že dnes existuje aplikace na faktury zdarma, je možné udělat první krok bez jakékoli investice. 

Jaké chyby firmy nejčastěji dělají při práci s přijatými fakturami? 

Pokud se doklady zpracovávají ručně, často se objevují stejné chyby: 

• Evidence v e-mailu nebo telefonu – rychlé ukládání, ale velmi obtížné dohledání. 

• Ruční přepisování údajů – náchylné k chybám a časově náročné. 

• Schvalování přes e-maily – způsobuje zdržení a nepřehlednost. 

• Nejednotná archivace – složky v počítači, v cloudu, papírové šanony. 

• Neexistence auditní stopy – není jasné, kdo co změnil. 

Tyto chyby jsou velmi časté, ale zároveň patří mezi nejlépe odstranitelné díky digitalizaci. 

Co nabízí Q.Invoice jako aplikace na faktury zdarma? 

Tarif ZDARMA je ideální volbou pro firmy a podnikatele, kteří si chtějí digitalizaci vyzkoušet bez rizika. Je navržen tak, aby poskytl všechny klíčové funkce potřebné k efektivnímu zpracování dokladů. 

✔ Součástí tarifu ZDARMA je: 

• Až 2 uživatelé 

• 10 faktur měsíčně 

• Vytěžování dokladů 

• Napojení na ARES 

• Historie záznamů (auditní stopa) 

• Online nápověda 

• E-mailová podpora 

Bezplatný tarif však umožňuje zcela reálně používat Q.Invoice pro příjem faktur, jejich vytěžování a evidenci, přenos do účetního systému je v tarifu INDIVIDUAL. 

Napojení na účetní systém? Jakmile jej budete potřebovat není problém. 

Export přijatých faktur do účetního systému není součástí tarifu zdarma, protože většina drobných uživatelů jej v počátku nepotřebuje. Jakmile však začnete digitalizaci využívat naplno nebo máte větší objem dokladů, je možné přejít na tarif INDIVIDUAL, který nabízí: 

• automatický export do účetního systému, 

• plnou integraci s ERP, 

• neomezené množství uživatelů. 

Díky tomu si můžete nejdříve vyzkoušet, jak digitalizace funguje, a až poté přidat funkce podle reálných potřeb. 

Jak probíhá zpracování faktur v Q.Invoice krok za krokem? 

1. Dodání dokladu 

Fakturu můžete nahrát ručně nebo ji dodavatel může poslat na speciální e-mailovou adresu, která je součástí vašeho účtu. 

2. Automatické vytěžování dat 

Systém automaticky načte údaje z faktury pomocí AI. Vy pouze zkontrolujete správnost. 

3. Evidence a historie změn 

Každá akce v systému se zaznamenává. Auditní stopa zajišťuje dohledatelnost. 

4. Archivace 

Doklady zůstávají bezpečně uloženy v aplikaci a lze je dohledat během několika vteřin. 

Digitalizace tímto způsobem výrazně snižuje časovou i administrativní náročnost zpracování faktur. 

Příběh z praxe: Jak Q.Invoice pomohl firmě Helicar? 

Ve společnosti Helicar zpracovávali faktury dlouho ručně. Každý měsíc přicházely desítky až stovky dokladů, které putovaly e-mailem, na papírech nebo zůstávaly zapomenuté v šanonech. Chyběl jednotný systém, schvalování probíhalo přes e-maily a občas se stalo, že faktura propadla – buď nebyla včas schválena, nebo byla po splatnosti. To narušovalo vztahy s dodavateli a zatěžovalo administrativní tým. 

Helicar se proto začal poohlížet po nástroji, který by práci zpřehlednil a usnadnil. Chtěli si nejdřív vyzkoušet něco jednoduchého, co by nevyžadovalo investice ani složité zavádění. 

Volba padla na Q.Invoice, aplikace na faktury zdarma. 

Po několika týdnech testování bylo jasno. I v bezplatném režimu si ověřili, že Q.Invoice dokáže výrazně zjednodušit práci. Doklady byly na jednom místě, schvalovatelé dostávali notifikace a celý proces byl přehledný. Za pár korun si navíc v rámci tarifu zdarma vyzkoušeli i vytěžování pomocí AI, které fungovalo překvapivě přesně. Bylo jasné, že potřebují zpracovat víc faktur, než základní tarif umožňuje, a proto přešli bez váhání na tarif Indiviual s napojením do účetního programu. 

🗣️ „Díky Q.Invoice máme 100% přehled. Nestává se, že bychom něco zmeškali. Každý ví, co má schválit, doklady se neztrácejí a auditní stopa nám pomohla i při kontrole. Velký pomocník za málo peněz.“ 
— Jan Andrš, provozní ředitel Helicar 

Dnes mají v Helicaru dokonalý přehled o tom, co se děje s každou fakturou, od příjmu až po export do účetnictví. A co je nejdůležitější: doklady už nezůstávají zapomenuté a schvalování běží jako na drátkách. 

Otázky, které si firmy často kladou a jasné odpovědi 

Jak udělat pořádek ve fakturách, pokud pracuji převážně na mobilu? 

Stačí systém, který funguje v prohlížeči a dokáže automaticky evidovat doklady. 

Co když mám faktury v papírové podobě? 

Stačí je naskenovat nebo vyfotit. Systém je schopný vytěžit údaje i z fotografie. 

Jak mohu začít bez investice a rizika? 

Jednoduše se zaregistrujete do tarifu zdarma, který okamžitě poskytuje plnohodnotnou funkcionalitu příjmu a zpracování dokladů. 

Porovnání: ruční zpracování vs. digitalizace v Q.Invoice 

Vyzkoušejte Q.Invoice a zjistěte, jak může fungovat moderní zpracování faktur 

Aplikace na faktury zdarma –  Q.Invoice. Udělejte první krok k digitalizaci bez rizika. Pokud vám později základní tarif přestane stačit, můžete snadno přejít na vyšší. Bez ztráty dat, bez složité migrace. 

Připraveni na změnu? 

• Automatizace faktur 

• Přístup odkudkoliv 

• Rychlé nasazení bez instalace 

• Podpora, když ji potřebujete 

Bezpečné a přehledné zpracování dokladů i v malém týmu : Q.Invoice – aplikace na faktury zdarma 

👉 Vyzkoušet zdarma