Nový dodavatel na faktuře: co ověřit, než doklad odejde do účetnictví

Nový dodavatel na faktuře není jen nový název v poli dodavatel. Pro účetní tým je důležité, jestli dodavatel odpovídá záznamu v ERP nebo účetním systému, jestli se nevytváří duplicita a jestli se používají správné dodavatelské údaje.

Kontrola dodavatele na faktuře proto nemá začínat ručním zakládáním dalšího záznamu. Ideální je pracovat s dodavateli synchronizovanými z ERP nebo účetního programu. Právě tam dodavatel prochází ověřením a právě tam má firma hlavní zdroj pravdy pro účetnictví.

Proč nový dodavatel vyžaduje větší pozornost

U známého dodavatele už firma obvykle má záznam v účetním systému, předchozí faktury, ověřené údaje a interního vlastníka vztahu. Nový dodavatel tento kontext ještě nemusí mít.

Problém vzniká i tehdy, když je dodavatel v účetním systému už založený, ale někdo ho v navazujícím procesu zadá znovu trochu jinak. Účetní tým pak neřeší jen fakturu, ale i to, který záznam dodavatele je správný.

ERP nebo účetní systém má být zdroj pravdy

U dodavatelů je nejlepší vycházet z toho, co už firma vede v ERP nebo účetním systému. Dodavatel a jeho údaje v programu procházejí ověřením a tvoří hlavní zdroj pro další zpracování dokladu.

Q.Invoice má v tomto procesu pomáhat s příjmem, vytěžením, kontrolou, schválením a návazností na účetnictví. Nemá být primárním místem, kde se bez rozmyslu vytváří paralelní seznam dodavatelů vedle účetního systému.

Praktické pravidlo:

• Pokud dodavatel existuje v ERP nebo účetním systému, používejte synchronizovaný záznam.
• Pokud dodavatel neexistuje, nejdřív rozhodněte, zda má být založený v hlavním systému.
• Ruční zadání v Q.Invoice používejte jen tehdy, když je pro to jasný důvod.
• Po ručním zadání vždy hlídejte, jestli nevzniká duplicita.

Kontrola dodavatele na faktuře: co ověřit u nového dodavatele

Kontrola by měla začít u základních údajů na dokladu: název dodavatele, IČO, DIČ, adresa, datum vystavení, datum zdanitelného plnění, částka, měna a DPH režim.

Hned vedle toho patří kontrola proti dodavatelskému záznamu v účetním systému. V praxi je kontrola dodavatele na faktuře hlavně porovnání toho, co je na dokladu, s tím, co firma vede jako ověřený záznam dodavatele.

Praktický kontrolní seznam:

• Dodavatel na faktuře odpovídá záznamu v ERP nebo účetním systému.
• Nevzniká duplicitní záznam dodavatele s mírně odlišným názvem.
• Údaje dodavatele odpovídají tomu, co je vedené v hlavním systému.
• Faktura obsahuje povinné údaje pro daný typ dokladu.
• Částka, měna a DPH režim dávají smysl vůči objednávce nebo dohodě.
• Je jasné, kdo ve firmě doklad věcně schvaluje.
• Je jasné, na jaké středisko, projekt nebo typ nákladu doklad patří.

Jak pracovat se synchronizovanými údaji dodavatele

Dodavatel není jen název firmy. S dodavatelem se synchronizují i další údaje, které účetní tým potřebuje pro správné zpracování dokladu. Bankovní účet je jeden konkrétní příklad takového údaje, ne jediný kontrolní bod.

Číslo bankovního účtu se synchronizuje spolu s dodavatelem a jeden dodavatel může mít více bankovních účtů. Ověření bankovního účtu vychází z programu, včetně kontroly vůči údajům o registrovaném subjektu a údajům o subjektech DPH. Když se řeší veřejné ověření, kontrola dodavatele na faktuře může využít také oficiální zdroje, například ARES a Registr plátců DPH. Podobných údajů, které se mají držet u správného dodavatelského záznamu, ale může být víc.

Pro účetní praxi to znamená, že Q.Invoice nemá nahrazovat ověřování dodavatelů v ERP nebo účetním programu. Má dostat správný doklad ke správné kontrole a následně do účetnictví.

Kdy má doklad projít další kontrolou

Další kontrola dává smysl hlavně tehdy, když se údaje na faktuře neshodují s hlavním systémem. U nového dodavatele je kontrola dodavatele na faktuře zároveň signál, že doklad má projít přes člověka, který zná objednávku, smlouvu nebo interní pravidla.

Typické situace:

• Dodavatel není v ERP nebo účetním systému nalezený.
• Dodavatel vypadá podobně jako existující záznam, ale není jisté, zda jde o stejný subjekt.
• Faktura obsahuje údaj, který neodpovídá záznamu dodavatele v programu.
• U konkrétního synchronizovaného údaje, například bankovního účtu, není jasné, která hodnota je správná.
• Faktura nemá objednávku, smlouvu ani jiný podklad.
• Není jasné, kdo službu nebo zboží objednal.

V takové chvíli není cílem doklad zastavit. Cílem je poslat ho k člověku, který potvrdí vztah s dodavatelem, doplní podklad nebo ověří správný postup.

Jak do toho zapadá Q.Invoice

Q.Invoice pomáhá pojmout přijatý doklad jako proces od příjmu přes kontrolu a schválení až po předání do účetnictví. U dodavatelů je důležité, aby Q.Invoice pracoval s daty navázanými na ERP nebo účetní systém, ne aby vytvářel oddělenou evidenci bez kontroly.

Dodavatele je možné v Q.Invoice zadat ručně, ale má to být opatrná možnost, ne hlavní doporučení. Ruční zadání vyžaduje kontrolu duplicit a správnosti údajů.

Pro firmy, které chtějí doklady dostat dál do účetnictví nebo ERP, je klíčové napojení Q.Invoice na účetní systém. Vedle Microsoft prostředí lze řešit i další napojení, například přes iDoklad API, Pohoda API a další integrace.

Smysl Q.Invoice není nahrazovat účetní systém. Smysl je připravit doklad se správnými daty, odpovědností a historií kroků.

Checklist pro hlavní účetní

Před předáním faktury od nového dodavatele do účetnictví si ověřte:

1. Existuje dodavatel v ERP nebo účetním systému?
2. Odpovídá dodavatel na faktuře synchronizovanému záznamu?
3. Nehrozí duplicitní založení stejného dodavatele?
4. Odpovídají údaje dodavatele tomu, co je vedené v hlavním systému?
5. Pokud se řeší bankovní účet, je jasné, který účet patří k této faktuře?
6. Jsou vyřešené povinné údaje na dokladu?
7. Je jasné, kdo doklad věcně potvrzuje a kdo ho schvaluje?

Pokud některý bod chybí, faktura nemusí být špatně. Jen ještě není připravená k předání dál.

FAQ

Co znamená kontrola dodavatele na faktuře?

Kontrola dodavatele na faktuře znamená ověřit, zda dodavatel na dokladu odpovídá záznamu v ERP nebo účetním systému, zda nevzniká duplicita a zda jsou správně navázané dodavatelské údaje, podklady a odpovědnosti.

Má se nový dodavatel zakládat ručně v Q.Invoice?

Primární doporučení je používat dodavatele synchronizované z ERP nebo účetního systému. Ruční zadání v Q.Invoice možné je, ale mělo by být výjimkou s jasnou kontrolou duplicit a návazností na hlavní účetní evidenci.

Jak se řeší údaje dodavatele?

Údaje dodavatele mají ideálně vycházet z ERP nebo účetního systému. Bankovní účet je jeden příklad: synchronizuje se spolu s dodavatelem, dodavatel může mít více účtů a ověření vychází z programu, včetně kontroly vůči údajům o registrovaném subjektu a subjektech DPH.

Nahrazuje Q.Invoice ověření dodavatelů v účetním systému?

Ne. Q.Invoice nemá nahrazovat ověření dodavatele v ERP nebo účetním programu. Pomáhá řídit cestu dokladu, kontrolu, schválení a přípravu pro účetnictví tak, aby firma pracovala se správnými daty.

Další krok

Pokud řešíte faktury od nových dodavatelů e-mailem nebo ručním přeposíláním, začněte zdrojem pravdy. Ujasněte si, odkud se dodavatelé synchronizují, kdo smí řešit výjimky a jak hlídáte duplicity. Dobře nastavená kontrola dodavatele na faktuře pak není další administrativa, ale běžný krok před schválením a předáním do účetnictví. Vyzkoušejte Q.Invoice zdarma a ověřte si na vlastních dokladech, jak může vypadat kontrola, schválení a příprava pro účetnictví.