Digitální evidence faktur: Jednoduché řešení pro účetní díky Q.Invoice
Správa přijatých faktur – evidence faktur je pro každou účetní firmu nebo účetního nezbytnou součástí každodenní rutiny. Ať už máte na starosti jednoho klienta nebo desítky firem, ruční přepisování dokladů a jejich dohledávání v mailech, šanonech je už dávno překonané. Pokud hledáte cestu, jak si evidence faktur zjednodušit, zrychlit zpracování dokladů a získat lepší přehled, Q.Invoice je ideální volbou.
A co je nejdůležitější? Vše se děje automaticky – od příjmu faktur, přes vytěžení dat, až po přenos do účetního systému a zpětné informace o zaúčtování.
Jednoduché řešení pro účetní
Účetní často potřebují efektivní nástroj pro evidence faktur různých klientů – fyzicky přicházejí poštou, e-mailem nebo jsou nahrávány v různých formátech. Q.Invoice umožňuje jednoduše všechny faktury přijaté od klientů přijmout, vytěžit, poslat do účetního systému, uložit a bezpečně archivovat. Každý klient má v Q.Invoice svůj vlastní účet, takže faktury nejsou promíchané a účetní má jasný přehled.
Přijaté faktury jsou v Q.Invoice evidované přehledně a digitálně, takže už žádné šanony nebo zdlouhavé hledání. Účetní si jednoduše otevře aplikaci, kde má ke každému klientovi přiřazenou složku s jeho fakturami. Aplikace navíc umožňuje ukládat nejen samotné faktury, ale i přílohy a další dokumenty, což dělá evidence faktur přehlednou a rychlou.
💡 Co účetním může chybět v běžném účetním systému?
➡️ Běžné účetní systémy sice umí faktury zaúčtovat, ale často neumí:
- Automaticky přijímat faktury e-mailem – účetní je musí ručně stahovat a nahrávat.
- Automaticky vytěžovat data (OCR) – údaje z faktur je potřeba přepisovat.
- Přehledně evidovat přílohy a komentáře – snadné dohledání příloh není samozřejmostí.
- Zobrazit, co už bylo zaúčtováno a co ještě ne – chybí zpětný přehled.
✅ Q.Invoice všechny tyto mezery vyplňuje:
- Přijímá faktury automaticky přes sběrný e-mail.
- Vytěží klíčová data a připraví faktury k zaúčtování.
- Umožní účetnímu (nebo i klientovi) vidět doklady přehledně a bezpečně.
- Pokud klient chce, může se přímo zapojit do schvalování faktur.
Účetní tak získává kompletní přehled a výrazně šetří čas, protože vše probíhá jednoduše a automaticky.
Jak evidence faktur v Q.Invoice funguje v praxi?
🔹Příjem faktur e-mailem
Q.Invoice umožňuje nastavit sběrný e-mail pro každého klienta. Klienti tedy nemusí nosit faktury fyzicky – stačí, když je pošlou na tento e-mail, který bude přímo jejich a určený pouze pro faktury. Aplikace fakturu automaticky načte, přiřadí ke klientovi, uloží a připraví k dalšímu zpracování. Už žádné prohledávání mailu kvůli poslané faktuře od klienta!
🔹Automatické vytěžování dat
Umělá inteligence (OCR) vytěží klíčové údaje z faktury – dodavatele, částku, datum splatnosti a další údaje. Účetní tak nemusí vše přepisovat a zbytečně ztrácet čas, stačí pouze zkontrolovat a potvrdit.
🔹Kontrola a archivace
Jakmile jsou údaje správně, faktura se bezpečně uloží do digitálního archivu, kde zůstává přístupná kdykoli. Evidence faktur je tak kompletní a přehledná.
🔹Přenos do účetního systému
Jakmile je faktura po kontrole připravena, může být automaticky přenesena do účetního systému (např. iDoklad, Pohoda atd.). Účetní tak nemusí nic ručně přepisovat a přenos probíhá rychle a bez chyb.
🔹Zpětný přenos do Q.Invoice
Po zaúčtování v účetním systému se zpět do Q.Invoice přenesou informace o zaúčtování – například číslo účetního dokladu nebo zaúčtovaná částka. Díky tomu má účetní dokonalý přehled, co je hotovo a co ještě zbývá.
Bez složitých workflow – ale i s možností pro klienty
Účetní firmy obvykle nepotřebují schvalovací workflow, protože faktury k nim přicházejí už schválené klientem. Velkou výhodou ale je, že pokud klient účetního bude chtít workflow využívat, může – stačí, když ho účetní přidá jako uživatele v Q.Invoice. Klient tak získá přístup do aplikace a může si nastavit vlastní schvalovací procesy – přesně podle potřeb svého podnikání. Q.Invoice se díky tomu stává plnohodnotným nástrojem nejen pro účetní, ale i pro jejich klienty.
Výhody digitální evidence pro účetní
✅ Úspora času – Ruční přepisování a skenování je minulostí. Účetní získává všechny faktury rovnou v digitální podobě.
✅ Bezpečnost a zálohování – Všechny doklady jsou uložené v zabezpečeném cloudu, s přístupem pouze pro oprávněné uživatele.
✅ Přehlednost a pořádek – Faktury jsou přehledně roztříděné podle klientů a snadno dohledatelné.
✅ Přenos do účetnictví a zpět – Zaúčtované faktury jsou poslané zpět do Q.Invoice a účetní má přehled.
✅ Možnost zapojení klienta – Klient si může schvalovat faktury sám přímo v Q.Invoice nebo použít modul žádanek – předschválení nákupu.
✅ Přístup odkudkoli – Stačí prohlížeč – nemusíš nic instalovat. Účetní tak může faktury zkontrolovat klidně i z home office.
Jak začít?
Začít je jednoduché!
Q.Invoice nabízí i tarif ZDARMA, který umožňuje účetním vyzkoušet si všechny klíčové funkce – včetně automatického vytěžování dat a jednoduché evidence faktur. Jakmile si účetní ověří, že program vyhovuje, může kdykoli přejít na vyšší tarif a propojit Q.Invoice přímo s účetnictvím.
Příběh z praxe
Například malá účetní firma, která dříve dostávala faktury od klientů e-mailem nebo si je účetní jezdila vyzvedávat a ručně je přepisovala do účetního systému, přešla na Q.Invoice. Díky tomu teď mají všechny faktury od svých klientů uložené bezpečně na jednom místě a nemusí už nic přepisovat. Už je konec telefonátům, kdy se účetní dotazovala kam posílali nebo kde je ta, či ona faktura.
Klienti posílají faktury přímo na sběrný e-mail a účetní je má připravené k budoucímu zaúčtování. Účetní následně data zkontroluje, pošle do účetního systému, zaúčtuje a hotovo – má přehled i o tom, co se děje s fakturou dál, protože faktura se zpět vrací do Q.Invoice s číslem z účetního systému. A když se náhodou stane, že se faktura zadá jen do účetního systému ? Nevadí ! Do Q.Invoice se stejně pošle do archivu, i když původně v Q.Invoice nebyla.
A pokud by klient chtěl využít schvalovací workfolw, není to problém – účetní mu jednoduše nastaví přístup a klient se zapojí do procesu.
Závěr
Q.Invoice je ideálním řešením pro účetní firmy, které chtějí digitalizovat příjem faktur od svých klientů a mít evidence faktur pod kontrolou. Přehledná evidence faktur, automatické vytěžování dat, přenos do účetního systému a zpětný přenos stavů – to všechno v jednom uživatelsky přívětivém nástroji. A pokud klient potřebuje schvalování nebo žádanky? Q.Invoice to zvládne taky.
💡 Chceš si to vyzkoušet?
Vyzkoušejte Q.Invoice ZDARMA a objevte, jak jednoduché může být zpracování a evidence faktur – pro vás i vaše klienty.
👉 www.qinvoice.cz – začni ještě dnes. Případně navštivte stránky naší firmy a domluvme se na individuálním řešení 👉 www.quartex.cz