Nejčastější otázky o Q.Invoice

Q.Invoice je webová aplikace pro digitalizaci, automatizované zpracování, evidenci a schvalování přijatých faktur, účtenek a dalších firemních dokladů.

Umožňuje automatické vytěžování údajů, kontrolu a rozúčtování dokladů, jejich schvalování, digitální archivaci a propojení s účetními nebo ERP systémy.

Jak vám Q.Invoice pomůže?

• Automatické vytěžování dokladů: Rozpozná důležité údaje, například dodavatele, částky, datum vystavení nebo splatnosti, a doplní je do příslušných polí.
• Jednoduchý příjem dokumentů: Doklady můžete nahrávat přímo do aplikace nebo využít automatický příjem prostřednictvím sběrné e-mailové schránky.
• Přehledné schvalování: Víceúrovňové schvalovací procesy lze nastavit podle organizační struktury a interních pravidel společnosti.
• Rozúčtování nákladů: Doklady lze rozdělovat podle účetních účtů, středisek, zakázek nebo dalších dimenzí.
• Propojení s účetnictvím: Schválené doklady mohou automaticky pokračovat do napojeného účetního nebo ERP systému.
• Digitální archivace: Dokumenty, přílohy a historie schvalování zůstávají přehledně dostupné na jednom místě.

Q.Invoice pomáhá omezovat ruční přepisování údajů, dohledávání dokladů a administrativu spojenou s jejich schvalováním.

Q.Invoice je určený firmám a organizacím, které chtějí zjednodušit zpracování přijatých dokladů. Využijí ho malé podniky, střední firmy, velké korporace, holdingové společnosti, neziskové organizace i externí účetní kanceláře.

Aplikace je vhodná pro účetní, pracovníky finančních oddělení, manažery, schvalovatele i zaměstnance, kteří pořizují firemní účtenky nebo zadávají požadavky na nákup.

Díky nastavitelným uživatelským rolím a oprávněním má každý uživatel přístup k funkcím a dokumentům, které potřebuje pro svou práci.

Ano. Q.Invoice nabízí tarif ZDARMA bez časového omezení.

V bezplatné verzi získáte:

• Až 2 uživatele.
• Evidenci až 10 faktur měsíčně.
• Vytěžování dokladů.
• Napojení na registr ARES.
• Historii záznamů.
• Online nápovědu a e-mailovou podporu.

Tarif ZDARMA je vhodný pro menší firmy a organizace, které si chtějí vyzkoušet základní možnosti digitalizace přijatých dokladů.

Pokud budete potřebovat zpracovávat větší množství dokumentů, zapojit více uživatelů nebo využívat pokročilé funkce, můžete přejít na některý z placených tarifů.

Ano. Q.Invoice nabízí několik tarifů a možnost individuálního nastavení podle velikosti firmy, počtu uživatelů a objemu zpracovávaných dokladů.

Menší firmy mohou začít se základní evidencí, vytěžováním a schvalováním faktur. Větší organizace mohou využívat víceúrovňové schvalování, práci s více společnostmi, rozúčtování, propojení s ERP systémy nebo zpracování dalších typů dokumentů.

U rozsáhlejších firemních procesů lze připravit individuální řešení odpovídající konkrétním požadavkům.

Q.Invoice podporuje digitalizaci a zpracování různých typů přijatých firemních dokladů.

Mezi nejčastější patří:

• Přijaté faktury.
• Dobropisy a další opravné doklady.
• Firemní účtenky.
• Další dokumenty podle individuálního nastavení.

Aplikaci lze přizpůsobit také pro digitalizaci specifických dokumentů, například dodacích listů.

S přijatými fakturami mohou souviset i objednávky, příjemky, žádanky a další podklady, které lze v aplikaci evidovat, připojovat nebo podle konkrétního řešení vzájemně propojovat.

Rozsah vytěžování a zpracování jednotlivých typů dokumentů závisí na zvoleném tarifu a nastavení aplikace.

Ano. Q.Invoice umožňuje digitální zpracování firemních účtenek od jejich pořízení přes vytěžení a schválení až po navazující účetní proces.

Zaměstnanec může účtenku vyfotit mobilním telefonem nebo ji nahrát jako soubor. Aplikace vytěží potřebné údaje a připraví doklad k dalšímu zpracování.

Při pořizování účtenky lze vybrat společnost a způsob platby. Nabízené možnosti se řídí oprávněními konkrétního uživatele. Následně účtenka pokračuje do schvalovacího procesu podle interních pravidel firmy.

Účetní oddělení tak získá doklad s informacemi o výdaji, způsobu jeho úhrady a průběhu schvalování.

Další zpracování účtenky se řídí způsobem platby a nastavením firemních procesů.

Pokud zaměstnanec zaplatil ze soukromých prostředků, může schválená účtenka pokračovat do platebního příkazu pro banku, aby mu mohl být výdaj proplacen.

U hotovostních výdajů může navazovat zpracování v pokladně a vytvoření pokladního dokladu.

Schválené účtenky lze také předávat do propojeného účetního nebo ERP systému. Pro Microsoft Dynamics 365 Business Central a Dynamics NAV jsou připraveny odpovídající integrační možnosti.

Konkrétní návaznosti se nastavují podle účetního systému a způsobu práce společnosti.

Vytěžování dokladů umožňuje automaticky rozpoznat důležité informace z přijatých dokumentů a přenést je do příslušných polí v Q.Invoice.

Doklady lze zpracovávat dvěma způsoby:

Sběrný e-mail: Dodavatelé zasílají faktury na určenou e-mailovou adresu. Q.Invoice zprávy automaticky zpracuje a připraví podporované doklady k další kontrole.

Ruční nahrání: Dokument nahrajete přímo do aplikace a spustíte jeho vytěžení.

Aplikace dokáže z přijaté faktury získat například dodavatele, číslo dokladu, variabilní symbol, datum vystavení, datum splatnosti, částky a údaje o DPH.

Vytěžené údaje se zobrazí v příslušném formuláři. Uživatel je může zkontrolovat, doplnit chybějící informace a pokračovat ve schvalovacím procesu.

Díky tomu odpadá značná část ručního přepisování a zrychluje se příprava dokladů pro účetnictví.

Ano. Vytěžené údaje lze před dalším zpracováním kontrolovat a upravovat.

Nově vytěžená faktura se zobrazí mezi rozpracovanými doklady. Uživatel s odpovídajícím oprávněním může upravit jednotlivá pole, doplnit chybějící informace, přílohy, účetní údaje nebo schvalovatele.

Po dokončení kontroly lze doklad předat ke schválení. Možnosti úprav se dále řídí přidělenými uživatelskými právy.

Ano. Q.Invoice umožňuje vytěžování dokladů v různých jazycích, zejména těch, které používají latinku.

Nejvyšší přesnosti dosahuje při zpracování českých, slovenských, anglických a německých faktur.

Výsledná přesnost vytěžení závisí také na kvalitě dokumentu, jeho struktuře a dostupnosti potřebných údajů. Všechny vytěžené informace lze před dalším zpracováním zkontrolovat a případně upravit.

Q.Invoice umožňuje vytěžování přijatých dokladů především ve formátu PDF a zpracování fotografií účtenek.

Přímo v aplikaci lze zobrazovat náhledy dokumentů ve formátech PDF, JPG a JPEG.

K dokladům lze připojit také související dokumenty ve formátech XLS, XLSX, DOC a DOCX nebo odkazy na soubory uložené v externích úložištích.

Je důležité rozlišovat formáty podporované pro vytěžování a formáty, které aplikace umožňuje připojit jako přílohu.

Q.Invoice umožňuje víceúrovňové schvalování dokladů podle organizační struktury a interních pravidel společnosti.

Schvalovatelé mohou být přiřazováni automaticky na základě předmětu plnění nebo je lze podle potřeby vybrat ručně.

Každý schvalovatel může doklad zkontrolovat, schválit, zamítnout nebo vrátit k doplnění. Podle přidělených práv může také upravovat vybrané údaje nebo provádět rozúčtování.

Součástí procesu jsou e-mailové notifikace, komentáře, historie schvalování a možnost zastupování v době nepřítomnosti.

Veškeré provedené úkony jsou zaznamenávány do auditní stopy, takže lze zpětně dohledat, kdo a kdy s dokladem pracoval.

Ano. Q.Invoice nabízí modul Žádanky, který slouží k evidenci a schvalování požadavků na nákup ještě před jeho realizací.

Zaměstnanec vytvoří žádanku, uvede požadované položky, jejich předpokládanou cenu a odůvodnění nákupu.

Žádanka následně prochází schvalovacím procesem podle nastavených pravidel společnosti.

Po přijetí faktury lze schválenou žádanku propojit s odpovídajícím dokladem. Firma tak může zpětně dohledat, kdo nákup požadoval, kdo ho schválil a jaký doklad k němu následně vznikl.

Modul Žádanky je dostupný ve vybraných placených tarifech Q.Invoice.

Ano. Q.Invoice umožňuje v rámci odpovídajícího nastavení a propojení s ERP systémem párovat přijaté faktury s objednávkami nebo příjemkami.

Párování pomáhá kontrolovat návaznost mezi objednaným, skutečně přijatým a fakturovaným plněním.

Řešení může zohledňovat také částečné čerpání objednávek, například když dodavatel fakturuje postupně jednotlivé dodávky nebo pravidelné služby.

Tato funkcionalita je určena především pro individuální integrace s Microsoft Dynamics 365 Business Central a Dynamics NAV. U dalších systémů se možnosti posuzují podle jejich technického rozhraní a požadavků společnosti.

Ano. Q.Invoice podporuje rozúčtování přijatých faktur podle účetních účtů, nákladových středisek, zakázek a dalších dimenzí.

Doklad lze rozdělit na více účetních položek, nastavit odpovídající sazby DPH a přiřadit jednotlivé částky ke konkrétním organizačním jednotkám nebo projektům.

V případě propojení s ERP systémem může rozúčtování využívat odpovídající účetní osnovy a číselníky.

Účetní tým tak může připravit potřebné údaje ještě před předáním dokladu do účetnictví.

Ano. Q.Invoice umožňuje spravovat více společností v rámci jednoho prostředí podle zvoleného tarifu a nastavení.

Pro jednotlivé společnosti lze samostatně definovat:

• Dodavatele a předměty plnění.
• Účetní osnovy a nákladová střediska.
• Schvalovací procesy.
• Uživatelské role a oprávnění.
• Napojení na účetní nebo ERP systém.

Uživatelé vidí pouze společnosti a doklady, ke kterým mají přidělený přístup.

Toto řešení je vhodné zejména pro holdingové společnosti, skupiny firem a organizace s více účetními jednotkami.

Ano. Q.Invoice umožňuje nastavit uživatelské role a oprávnění podle odpovědnosti jednotlivých pracovníků.

Mezi základní role patří:

Administrátor: Spravuje nastavení aplikace, uživatele, jejich role a oprávnění.

Zpracovatel: Zakládá a upravuje doklady, kontroluje vytěžená data a připravuje dokumenty ke schválení.

Schvalovatel: Kontroluje a schvaluje doklady nebo žádanky podle přidělených kompetencí.

Jednotlivá oprávnění lze dále upravovat. Například omezit přístup k určitým společnostem, nastavit možnosti editace nebo určit zástupce schvalovatele v době nepřítomnosti.

Ano. Q.Invoice uchovává zpracovávané doklady v digitální podobě spolu s jejich přílohami a historií provedených úkonů.

Dokumenty můžete vyhledávat, filtrovat podle dostupných údajů a kontrolovat jejich stav.

U každého dokladu lze dohledat průběh zpracování, schvalovatele, komentáře i související dokumentaci.

Digitální evidence usnadňuje účetním týmům každodenní práci a přípravu podkladů pro interní kontrolu nebo audit.

Při využívání aplikace pro zákonnou archivaci účetních dokladů je potřeba zohlednit příslušné požadavky na uchovávání a dostupnost dokumentů.

Ano. Q.Invoice můžete využívat z počítače, tabletu i mobilního telefonu.

Schvalovatelé tak mohou kontrolovat a schvalovat přijaté faktury, účtenky i další dokumenty mimo kancelář.

Mobilní přístup je praktický také pro zaměstnance, kteří potřebují pořídit firemní účtenku přímo při nákupu nebo pracovní cestě a následně ji odeslat ke zpracování.

Bezpečnost a ochrana firemních dat patří mezi důležité součásti Q.Invoice.

Aplikace využívá zabezpečenou cloudovou infrastrukturu FORPSI Cloud a přístup k jednotlivým funkcím a dokumentům je řízen uživatelskými oprávněními.

Řízení přístupů: Každý uživatel má přidělené role a oprávnění, které určují, s jakými daty a dokumenty může pracovat.

Cloudová infrastruktura: Q.Invoice využívá cloudové prostředí s datacentry v Evropské unii.

Ochrana osobních údajů: Při zpracování dat jsou zohledňovány požadavky na ochranu osobních údajů včetně GDPR.

Zálohování dat: Součástí provozu je pravidelné zálohování, které pomáhá chránit uložené informace.

Auditní stopa: Historie zpracování dokladů umožňuje zpětně dohledat provedené úpravy a schvalovací kroky.

Díky těmto opatřením mají organizace lepší kontrolu nad přístupem k dokumentům i jejich zpracováním.

Ano. Q.Invoice lze propojit s účetními a ERP systémy, aby schválené doklady mohly pokračovat přímo do účetnictví.

Podporujeme napojení zejména na:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Microsoft Dynamics NAV (Navision).
• Pohoda.
• Abra Flexi.
• iDoklad.
• Helios.
• ESO9.

Pro Microsoft Dynamics 365 Business Central a Dynamics NAV nabízíme připravené konektory.

U dalších účetních systémů lze využít dostupná rozhraní API, export a import dat nebo individuální integraci podle technických možností konkrétního řešení.

Propojení může zahrnovat předávání dokladů, jejich účetních údajů, příloh nebo informací o stavu zpracování.

Konkrétní rozsah integrace se stanovuje podle používaného systému a požadavků společnosti.

Ano. Q.Invoice můžete využívat také samostatně pro evidenci, vytěžování, schvalování a ukládání přijatých dokladů.

Napojení na účetní nebo ERP systém není podmínkou základního používání aplikace.

Pokud se později rozhodnete propojit Q.Invoice se svým účetnictvím, lze možnosti integrace posoudit a nastavit podle vašeho systému.

Základní používání Q.Invoice můžete zahájit po registraci a nastavení uživatelského prostředí.

Protože jde o webovou aplikaci, není potřeba instalovat software do počítače.

Při základním používání stačí nastavit potřebné údaje o společnosti, uživatele a požadované funkce.

Pokud potřebujete individuální schvalovací postupy, práci s více společnostmi, zpracování specifických dokumentů nebo propojení s ERP systémem, připravíme implementaci podle vašich požadavků.

Rozsah a doba implementace závisí na složitosti firemních procesů a technických možnostech požadované integrace.

Ve všech tarifech Q.Invoice, včetně tarifu ZDARMA, je k dispozici online nápověda a e-mailová podpora.

Hotline podpora je součástí tarifů QM a QIN.

Tarify ZDARMA a QS hotline podporu standardně neobsahují.

Rozsah dalších služeb a individuální podpory lze upravit podle konkrétních potřeb zákazníka.

Ano. Q.Invoice je součástí Ekosystému Quartex, který umožňuje digitalizaci a automatizaci dalších firemních procesů.

Jednou ze souvisejících aplikací je například Q.VOS, která pomáhá organizacím řešit přijímání a správu oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů.

Q.VOS umožňuje bezpečné a anonymní podávání oznámení a jejich následnou evidenci a zpracování.

Více informací o této samostatné aplikaci najdete na www.qvos.cz.